Handelsrechnung, englisch: Commercial invoice

Die "commercial invoice" (englisch für "Handelsrechnung") wird immer dann benötigt, wenn zollpflichtige Waren von oder nach Gebiete(n) außerhalb der EU eingeführt / versendet werden. Eine weitere Möglichkeit ist die (allerdings nicht von allen Staaten akzeptierte) "proforma invoice" (Musterrechnung) für Zollzwecke, sofern es sich um Waren ohne realen Handelswert (z.B. für Waren die nicht für den Verkauf bestimmt sind wie Muster etc.) handelt. Ist dies nicht sicher, sollte man auf jeden Fall die commercial invoice (Handelsrechnung) beilegen. Was muss nun eine commercial invoice oder Handelsrechnung im internationalen Warenverkehr enthalten?
Zunächst einmal natürlich alle Daten, die wir schon von einer üblichen deutschen Rechnung her kennen, also Datum, Warenbezeichnung (auf der Handelsrechnung allerdings dann in Englisch!), Stückzahl, Warenwert, Name/Anschrift des Versenders und des Empfängers, Rechnungsnummer.

Zusätzlich sind aber viele weitere Angaben auf einer Handelsrechnung (commercial invoice) nötig: Es muss immer eine Kontaktperson und Telefonnummer angegeben werden (sowohl des Versenders als auch Empfängers), damit bei einer Rückfrage die entsprechend verantwortliche Person gleich kontaktiert werden kann, empfehlenswert sind auch weiterführende Angaben zu den Artikeln (neben der Warenbezeichnung), also Angaben zu: Was ist der Zweck oder der Einsatzbereich des Artikels, aus welchem Material ist dieser hergestellt etc.) Zwingend notwendig ist wieder die Angabe des Ursprungslandes ("Country of origin"), also wo der Artikel ursprünglich produziert wurde. Ebenso notwendig sind Angaben zu: Totalwert der in der Sendung enthaltenen Waren, die Zahlungskonditionen und separat ausgewiesener Wert für z.B. Transportversicherungen oder Handlingkosten, Grund des Exports (also z.B. Verkauf, Reparatur etc.), Anzahl der Packstücke, Unterschrift mit Datum des Versenders.

Alle Waren sind in Zolltarifnummerngruppen eingeteilt, auch diese darf durchaus auf der Handelsrechnung stehen, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Die Sprache der commercial invoice (Handelsrechnung) ist grundsätzlich in Englisch, also müssen alle Angaben auch entsprechend in englischer Sprache eingetragen werden. Manche Länder haben hierzu noch weiterreichende Regelungen, über die man sich vorher bei den entsprechenden Stellen informieren sollte. Ein guter Tipp ist hier meistens der Frachtführer, der schon Erfahrungen im Umgang und Warenverkehr mit den entsprechenden Ländern gesammelt hat und Ihnen individuell sagen kann, welche Sonderregelungen in Bezug auf die Handelsrechnung im gewünschten Zielland gelten.

Zum Abschluss noch ein paar weitere Tipps zur Handelsrechnung:
- Kontrollieren Sie gut, ob alle nötigen Angaben auf der Handelsrechnung enthalten sind. Rückfragen durch Zollbehörden wegen fehlender Angaben kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld, wenn z.B. größere Frachtsendungen aufgrund fehlender Freigabe im Zolllager verbleiben müssen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Angaben auf der Handelsrechnung zu 100% korrekt sind. Es ist preiswerter und schneller, wenn vor der endgültigen Übergabe an den Frachtführer (z.B. Spediteur) noch einmal jemand alles kontrolliert. Wenn später die Behörden eine Abweichung feststellen, kann dies u.U. sogar zu einer Strafe führen.
- Erkundigen Sie sich vorab bei mehreren Anbietern (Frachtführern), welche Kosten im Detail auf Sie zukommen. Es gibt sowohl bei Land- als auch bei See-Transporten teilweise sehr große Unterschiede und ein Vergleich lohnt sich immer. Wenn Sie oft und viel Waren zu transportieren haben, kann sich auch ein Rahmenvertrag bei einem bestimmten Frachtführer rentieren, hier sind Konditionen sogar verhandelbar.


Zuletzt aktualisiert am 2015-05-27 von Werner Hess.

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